Registro de capacitaciones SST: qué exige SUNAFIL y cómo llevarlo sin errores

Si tu empresa tiene trabajadores, la Ley 29783 te obliga a capacitarlos en seguridad y salud en el trabajo y a demostrarlo. La demostración es un registro con formato definido, y es una de las primeras cosas que un inspector de SUNAFIL pide. Esta guía resume qué exige la norma y cómo cumplirla sin convertirlo en una carga.

La obligación de capacitar

• Ley 29783, artículo 35 (b): el empleador debe realizar no menos de cuatro capacitaciones al año en materia de seguridad y salud en el trabajo.
• Artículo 49 (g): garantizar capacitación y entrenamiento dentro de la jornada de trabajo (o compensarla), al momento de la contratación, cuando cambian de puesto o de tecnología y periódicamente.
• Artículo 27 y D.S. 005-2012-TR, artículo 27: la capacitación debe ser oportuna, pertinente y adaptada al puesto; el costo lo asume el empleador.

El registro obligatorio

El reglamento (D.S. 005-2012-TR, artículo 33) exige al empleador llevar, entre otros, el Registro de inducción, capacitación, entrenamiento y simulacros de emergencia. La R.M. 050-2013-TR aprobó los formatos referenciales; el del registro de capacitación (Anexo 1) contiene:

Los formatos son referenciales: puedes usar tu propio diseño siempre que contenga la misma información. Lo que no es opcional es la información.

Conservación y disponibilidad

• El registro debe estar disponible para el inspector y para el Comité o Supervisor de SST.
• Conservación: los registros de SST se guardan cinco años (art. 35 del reglamento); los de enfermedades ocupacionales, veinte. En la práctica, guarda el de capacitaciones cinco años desde la fecha del evento.
• Puede llevarse en medios físicos o digitales (art. 34 del reglamento). Un registro digital con firma de asistencia recogida en el evento y exportable en cualquier momento cumple.

Errores frecuentes que detecta la inspección

1. Capacitaciones realizadas pero sin registro, o con lista de asistencia sin los datos del empleador ni del capacitador.
2. Registros sin firma de los asistentes.
3. Menos de cuatro capacitaciones al año, o todas concentradas en una semana.
4. Capacitaciones fuera de la jornada sin compensación.
5. Cursos con vigencia vencida (trabajos en altura, espacios confinados, primeros auxilios, brigadas) sin recertificación registrada.

Multas

SUNAFIL califica la falta de capacitación y de registros como infracción en materia de SST (D.S. 019-2006-TR, arts. 27 y 28): grave por incumplir la obligación de capacitar y por no llevar los registros obligatorios, y puede escalar a muy grave cuando la omisión afecta a trabajos de alto riesgo. La cuantía depende del número de trabajadores afectados y del tipo de empresa (micro, pequeña o no MYPE) según la tabla vigente; en empresas medianas y grandes las infracciones graves parten de varias UIT por cada trabajador afectado.

Cómo llevarlo sin que sea una carga

• Programa el plan anual de capacitaciones (art. 38 de la ley: forma parte del Plan de SST) con al menos cuatro eventos y sus fechas.
• Usa una plataforma que genere el registro en el formato del Anexo 1 a partir de la lista de asistentes y emita el certificado a cada trabajador en el mismo acto: así el certificado con código de verificación y el registro coinciden.
• Configura la vigencia de cada curso para recibir alertas de recertificación antes de que venza (por ejemplo, 12 meses para primeros auxilios).
• Guarda las firmas: si la capacitación fue virtual, conserva el informe de asistencia de la plataforma de videollamada y haz firmar en el siguiente ingreso presencial, o usa firma electrónica.
• Exporta un consolidado anual por empresa para la auditoría interna y para el inspector.

Certifika2 genera el registro (Excel y PDF) con el formato de la R.M. 050-2013-TR, emite los certificados y avisa de las recertificaciones; consulta cómo emitir certificados masivos desde Excel.